Perteneciendo
Normalmente los datos que se han de captar serán los que se
refieren a operaciones realizadas por la empresa en la búsqueda de su objetivo
que es el de obtener beneficios, siendo las más importantes las de naturaleza
comercial e industrial que constituyen la actividad específica de la mayoría de
las empresas (comprar, vender, cobrar, pagar).
Para que se tome conocimiento de esas operaciones, que
generan variaciones patrimoniales, es necesario que haya elementos que las
pongan en evidencia, o dicho de otra manera, que las documenten.
Documentar una operación significa emitir un comprobante, es
decir algún tipo de formulario que indique las características e importes o
valores de ella.
Los comprobantes son la fuente de
las registraciones contables. Por cada hecho económico o hecho administrativo
que se realiza en la empresa, se emite un comprobante. Es decir: toda vez que se produce un hecho
que modifica cualitativamente o cuantitativamente el patrimonio de la empresa,
se debe confecccionar un documento que se extiende en forma escrita, en el cual
se deja constancia de que se ha realizado una determinada operación comercial
de acuerdo con los usos y costumbres generalizados en el comercio y con las
disposiciones legales.
Cada
registración contable –cada asiento- está respaldado por un comprobante.
Formularios impresos que, una vez llenados, posibilitan la
registración de la operación que representan, así como dar prueba de la
misma.
|
La empresa
debe captar datos sobre lo que suceda en la empresa a efectos de brindaar
información útil para tomar decisiones.
Para
documentar una operación es necesario emitir un comprobante. Los comprobantes
son los que constituyen la documentación comercial.
Funciones
Entre las funciones se destacan
las de: posibilitar la registración, representar las operaciones y dar prueba
de las mismas.
Contable.
Los comprobantes son el elemento fundamental para contabilizar las operaciones
y, por ello, son la fuente de datos para la registración contable.
De Control.
El comprobante es un elemento para el control psoterior de las registraciones
efectuadas y para la comprobación de los asientos de contabilidad.
Jurídica. Los
artículos 67 y 68 del Código de Comercio se refieren a las formalidades que
debn cumplir los libros para tener valor probatorio.
Impositiva.
Los comprobantes sirven al comerciante para probar la veracidad de las
declaraciones juradasy permiten a los fiscalizadores controlar la exactitud de
los montos imponibles de los sujetos pasivos de los impuestos. Los comprobantes
son un elemento fundamental en los procedimientos que aplica el Estado para la
percepción y fiscalización de impuestos.
Clasificación
Los clasificamos en: documentos
probatorios y Títulos Valores.
Documentos probatorios.
Constituyen una base de prueba de operaciones comerciales y de
operaciones internas de la empresa. El documento tiene, en estos casos, la
función de ser un testimonio, una prueba de la operación ocurrida e indica
también quiénes son las partes que intervienen, de qué tipo es la operación,
sus condiciones, el precio de la transacción, etc. La mayoría de estos
documentos probatorios son la base de la registración.
Como en las operaciones intervienen dos o más partes, se
confeccionan en más de una vía. En principio, se requiere original y duplicado
–una parte para cada parte interviniente- pero, de acuerdo con la complejidad
operativa de la empresa, pueden ser necesarias más vías. Es usual imprimir en
las vías su destino; por ejemplo: “Vía 1:
CLIENTE/ Vía 2: CONTABILIDAD/ Vía 3: DEPOSITO, etc.”
.
.
Títulos Valores.
Son los documentos necesarios para ejercer el dercho literal y autónomo que en
ellos se consigna representando un valor económico en sí mismos. Nacen de una
operación comercial, de la que generalmente se deja constancia en documentos
probatorios, se desvinculan de ella pudiendo circular como dinero.
Entre los documentos probatorios tenemos:
·
Boleta--------------------------------------Compra-venta
contado
·
Boleta Devolucion Contado------------Devolución
compra-venta contado
·
Factura-------------------------------------Compra-venta
crédito
·
Nota de Débito----------------------------Implica
aumento de deudas
·
Nota de Crédito---------------------------Implica
disminución de deudas (descuentos)
·
Recibo--------------------------------------Pago-cobro
de deudas
·
Boleta de Depósito Bancario----------Depósito
de dinero en banco
·
Comprobantes Internos
·
Veamos un cuadro en el que se verán
algunos ejemplos:
Comprobantes
|
Documentos Probatorios
|
Con registro
|
Comerciales
|
BOLETA
|
FACTURA
|
||||
RECIBO
|
||||
BOLETA DE DEPÓSITO
|
||||
Sin registro
|
Internos
|
NOTA DE PEDIDO
|
||
ORDEN DE PAGO
|
||||
Externos
|
ORDEN DE COMPRA
|
|||
REMITO
|
||||
Títulos
Valores
|
CHEQUE
|
|||
CONFORME
|
||||
VALE
|
||||
LETRA DE CAMBIO
|
||||
El “con registro” y “sin registro” está referido a lo
anticipado que no todos los comprobantes son objeto de registración, lo que significa que algunos no
son objeto de Contabilidad en cuanto a asentarlos en los libros.
Los
términos “internos” y “externos” están referidos a la circulación del
comprobante, por lo que internos corresponden a su circulación exclusivamente
dentro de la empresa y externos que se trasladan al exterior de ella.
En los
capítulos correspondientes a Comprobantes Probatorios y Títulos y Valores se
detallarán las características de los comprobantes destacados en el cuadro.
Vías de emisión
La documentación deberá emitirse, como mínimo en dos (2)
vías. En todos los casos el original será entregado al adquirente de los bienes
y servicios.
El emisor deberá conservar la segunda vía, ordenada
correlativamente.
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